1. Quién es responsable de tus datos

Capacitación y Asesoría Especializada Qualife S.A.S. de C.V., que opera bajo la marca Píxely y ofrece el servicio Wootflow (en adelante, “Qualife” o “nosotros”), con domicilio en Av. 32 456, 6-A, Plaza Odara, Oficinas Enter Work, La Florida, C.P. 97318, Mérida, Yucatán, México, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este aviso, en los términos de la sección 2.

RFC: CAE2109133K2
Correo para temas de privacidad y datos personales: contacto@wootflow.com.mx
Teléfono y WhatsApp: 999 909 1961
Sitio: https://wootflow.com.mx · Píxely: https://pixely.com.mx

Este aviso aplica a:

Visitantes del sitio wootflow.com.mx.
Prospectos: personas que nos escriben por WhatsApp, correo o teléfono para pedir información o una demostración.
Clientes: empresas que contratan Wootflow, y las personas de esas empresas con las que tratamos (representantes, administradores y usuarios de la bandeja).
Clientes finales de nuestros clientes: las personas que conversan con una empresa que usa Wootflow por WhatsApp, Messenger o Instagram.

2. El papel de Qualife con cada tipo de dato

Datos	Quién decide para qué se usan	Papel de Qualife
Visitantes del sitio, prospectos y datos de contacto, contratación y facturación de nuestros clientes	Qualife	Responsable
Conversaciones, contactos, oportunidades, cotizaciones y demás información que nuestros clientes guardan en su Odoo con Wootflow	Cada cliente	Encargado, solo cuando hospedamos el Odoo del cliente o le damos implementación o soporte. Tratamos esos datos por su cuenta y solo para prestarle el servicio

Cada empresa que usa Wootflow es responsable de los datos de sus propios clientes finales: decide a quién atiende, qué guarda y para qué, y debe tener su propio aviso de privacidad. Si eres cliente final de una de esas empresas y quieres ejercer tus derechos, dirígete primero a ella. Qualife no usa esos datos para fines propios: no los vende, no los renta, no los usa para publicidad y no les escribe a esas personas por otros motivos.

3. Qué datos tratamos

3.1 Visitantes del sitio

El sitio wootflow.com.mx es informativo: no tiene formularios, no usa cookies y no tiene herramientas de analítica ni de publicidad. El servidor registra datos técnicos de cada visita: dirección IP, fecha y hora, página solicitada, navegador y dispositivo. Se usan solo para seguridad, prevenir abusos y resolver fallas.

3.2 Prospectos

Cuando nos escribes por WhatsApp o correo: nombre, teléfono, correo, empresa, puesto, el contenido de tus mensajes y lo que nos cuentes sobre tu negocio para preparar una demostración o una propuesta. Las conversaciones de WhatsApp quedan registradas en nuestro propio Odoo y pueden ser atendidas al inicio por un asistente de inteligencia artificial, que le pasa la conversación a una persona de nuestro equipo cuando hace falta.

3.3 Clientes

Contacto y contratación: nombre de la empresa y de sus representantes, correos, teléfonos, propuesta aceptada y comunicaciones del servicio.
Facturación: RFC, razón social, régimen fiscal, código postal, uso del CFDI y correo para recibir facturas.
Usuarios de la bandeja: nombre, correo y perfil (vendedor, supervisor o administrador) de las personas que el cliente da de alta, y el registro de su actividad en Wootflow.
Soporte: los reportes que nos envían y la información necesaria para resolverlos.

3.4 Datos que recibimos de Meta al conectar tus cuentas

Cuando un cliente conecta WhatsApp, Facebook o Instagram con Wootflow, recibimos de Meta:

De la persona que conecta, si lo hace iniciando sesión con Facebook: su nombre y su ID de usuario de Meta.
Identificadores de las cuentas: el ID del portafolio comercial, de la cuenta de WhatsApp Business, del número de teléfono, de la página de Facebook y de la cuenta de Instagram.
Datos de perfil de esas cuentas: nombre verificado y número visible de WhatsApp, nombre y categoría de la página, y usuario de Instagram.
Tokens de acceso, que permiten a Wootflow enviar y recibir mensajes en nombre de esas cuentas.

Cómo tratamos los tokens:

Se guardan en la base de datos de Odoo del cliente, en campos que solo pueden ver los administradores. Los usuarios de la bandeja no los ven, y los respaldos de esa base se guardan cifrados.
Se usan solo para operar el servicio: enviar y recibir mensajes, plantillas y archivos de las cuentas conectadas. No se usan para otros fines ni se comparten.
El cliente puede revocarlos cuando quiera desde Facebook, Instagram o su portafolio comercial de Meta, o pedirnos que los borremos. Los pasos están en Eliminación de datos.

3.5 Clientes finales de nuestros clientes (como encargados)

Según lo que configure cada cliente: nombre, teléfono o identificador de WhatsApp, Messenger o Instagram, foto de perfil, mensajes de texto, notas de voz, imágenes y documentos que intercambian con la empresa, notas internas del equipo, etiquetas, oportunidades, cotizaciones y pedidos ligados a la conversación.

3.6 Datos sensibles

Qualife no pide datos personales sensibles. Los clientes finales pueden mencionar información sensible en sus mensajes; cada cliente decide qué hacer con ella y es responsable de tratarla conforme a la ley.

4. Para qué usamos los datos

4.1 Finalidades necesarias

Atender tus mensajes y solicitudes de información, y preparar demostraciones y propuestas.
Celebrar y cumplir el contrato del servicio: instalar y configurar Wootflow, conectar los canales, dar de alta usuarios, capacitar y dar soporte.
Cuando el cliente lo contrata, hospedar su Odoo, hacer respaldos y mantenerlo funcionando.
Cobrar y emitir facturas.
Seguridad: proteger el servicio, prevenir fraudes y abusos, y guardar registros de actividad.
Cumplir obligaciones legales y fiscales, y atender requerimientos de autoridades.

4.2 Finalidades adicionales (puedes negarte)

Enviarte novedades, contenidos y promociones de Wootflow y de Píxely.

Si no quieres que usemos tus datos para esto, escríbenos a contacto@wootflow.com.mx o responde “no quiero recibir novedades” en cualquier mensaje. Negarte no afecta la atención ni el servicio que contrataste. Esta finalidad nunca se aplica a los clientes finales de nuestros clientes.

5. Inteligencia artificial

El asistente de Wootflow es una inteligencia artificial, no una persona. Cuando una persona del equipo toma la conversación, el asistente se detiene.
Para responder, el asistente recibe solo lo necesario: la conversación y la información que el cliente le configura (por ejemplo, su catálogo, horarios y preguntas frecuentes).
El servicio de inteligencia artificial lo prestan proveedores externos (por ejemplo, Anthropic u OpenAI), con servidores en Estados Unidos, según la configuración de cada cliente. Conforme a sus condiciones para empresas, no usan los datos que reciben por esta vía para entrenar sus modelos.
Qualife no usa las conversaciones de los clientes para entrenar modelos propios.

6. Con quién compartimos los datos

6.1 Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio (remisiones)

Tratan los datos por cuenta de Qualife, solo para lo que les pedimos y con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Algunos están fuera de México, así que los datos viajan a otros países.

Proveedor	Para qué	País
Hostinger y RackNerd	Servidores donde viven el sitio y, cuando el cliente lo contrata, su Odoo	Estados Unidos
Cloudflare	Nombres de dominio y almacenamiento de respaldos cifrados	Estados Unidos y red global
Meta Platforms (WhatsApp, Messenger e Instagram)	Enviar y recibir los mensajes de cada canal	Estados Unidos y otros
Proveedores de inteligencia artificial (por ejemplo, Anthropic u OpenAI)	Respuestas del asistente y, si se activa, transcripción de notas de voz	Estados Unidos

Cuando el cliente hospeda su Odoo en sus propios servidores o con otro proveedor, esos datos quedan bajo su control y el de sus proveedores.

6.2 Transferencias

Qualife no vende, renta ni comparte datos personales con terceros para sus propios fines. Solo los comunicaría sin tu consentimiento en los casos que permite la ley; por ejemplo, cuando lo ordene una autoridad competente o sea necesario para reconocer, ejercer o defender un derecho en un proceso.

7. Cuánto tiempo guardamos los datos

Datos	Plazo
Prospectos	Mientras haya interés en la relación comercial y hasta 2 años después del último contacto, salvo que pidas su cancelación antes
Clientes: contacto y contratación	Mientras dure el contrato y el tiempo necesario para atender responsabilidades derivadas de él
Pagos y facturas	El plazo que exigen las leyes fiscales (5 años)
Datos que tratamos como encargados	Mientras dure el servicio; al terminar, se entregan al cliente o se borran según sus instrucciones, salvo lo que deba conservarse por ley
Registros técnicos del servidor	Se reemplazan automáticamente en semanas
Respaldos cifrados	Se reemplazan automáticamente; la copia más antigua dura hasta unos 6 meses

8. Cómo protegemos los datos

Usamos medidas administrativas, técnicas y físicas, entre ellas: conexiones cifradas (HTTPS), credenciales de los canales visibles solo para administradores, permisos por perfil dentro de la bandeja, acceso restringido del personal, registro de actividad y respaldos diarios cifrados. Ningún sistema es infalible; si ocurre una vulneración que afecte de forma significativa tus derechos, te avisaremos como lo exige la ley.

9. Tus derechos (ARCO), revocación y cómo limitar el uso

Tienes derecho a conocer qué datos tenemos y cómo los usamos (Acceso), a corregirlos si son inexactos (Rectificación), a pedir que los borremos (Cancelación) y a oponerte a su uso para fines específicos (Oposición). También puedes revocar tu consentimiento y limitar el uso o divulgación de tus datos.

Cómo hacerlo: envía tu solicitud al correo contacto@wootflow.com.mx o entrégala por escrito en Av. 32 456, 6-A, Plaza Odara, Oficinas Enter Work, La Florida, C.P. 97318, Mérida, Yucatán, México. Pon en el asunto lo que pides (por ejemplo, “Solicitud de derechos ARCO: cancelación”) e incluye:

Tu nombre completo y un medio para responderte.
Copia de una identificación oficial vigente (o la de tu representante y el documento que acredite la representación).
Qué derecho quieres ejercer y sobre qué datos. Si pides una rectificación, la corrección y, en su caso, el documento que la respalde.

Plazos y costo: te responderemos en un máximo de 20 días hábiles desde que recibamos tu solicitud, al medio que nos indiques, y si procede la haremos efectiva en los 15 días hábiles siguientes. Estos plazos pueden ampliarse una vez por un periodo igual cuando se justifique. El trámite es gratuito; solo podrían cobrarse gastos justificados de envío o de copias.

Para desconectar tus cuentas de Meta y borrar los datos que recibimos de ellas, sigue los pasos de Eliminación de datos.

Si eres cliente final de una empresa que usa Wootflow: esa empresa es la responsable de tus datos. Dirígete a ella. Si nos escribes a nosotros, le haremos llegar tu solicitud.

Revocación del consentimiento: puedes revocarlo con el mismo procedimiento. No tiene efectos hacia atrás y no aplica a los datos que debamos conservar por ley o para cumplir un contrato. También puedes inscribirte en el Registro Público para Evitar Publicidad de la PROFECO.

10. Cookies

El sitio wootflow.com.mx no usa cookies ni almacenamiento local, y no incluye herramientas de terceros que rastreen tu navegación. Si esto cambia, actualizaremos este aviso y te pediremos tu consentimiento cuando sea necesario.

11. Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso por cambios en la ley, en nuestras políticas o en el servicio. Publicaremos la versión vigente en https://wootflow.com.mx/privacidad/ con su fecha de actualización. Si un cambio implica usar tus datos para una finalidad nueva que requiera tu consentimiento, te lo pediremos antes.

12. Autoridad competente

Si consideras que tu derecho a la protección de tus datos personales fue lesionado por alguna conducta nuestra, puedes acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad en la materia conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.